天****
****有限公司
费用报销制度（试行）
版本历史
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实施日期 |
作者 |
修订描述 |
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财务部 |
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财务部 |
*.修订费用报销时限及标准；*.修订因公务加班报销时间及标准；*.明确来访接待标准； |
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财务部 |
*.明确需要总经理审批的报销额; |
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财务部 |
*.明确原始票据需提交的资料；*.修订出差的实际行程地点及时间与差旅申请有差异时处理方法；*.修订报销住宿费时需提交的资料；*.修订交通费明细表的编制情形。 |
第*章总则
第*条为加强公司财务管理，控制费用开支，本着勤俭节约、有利工作的原则，根据国家规定和公司实际情况，特制定本制度。
第*条本制度适用于员工因公发生的日常费用报销管理,费用范围包括差旅费、业务招待费、通讯费、本地交通费、团队建设费，以及与公司经营相关的****业务费用。
第*条公司具有费用报销审批权限的人员，包括部门负责人、总经理等。财务人员负责对报销事项进行审核。
第*条审批或审核人应履行下述审核职责：
（*）部门负责人：审核因公事由的真实性，审核费用的必要性与合理性，报销政策所要求的各项明细资料是支持部门负责人审核的依据，若申请人未提供附件导致无法判断，部门负责人应予以退回。部门负责人在审核过程中须履行上述审核职责，确保其监督管辖范围内的团队成员都能理解并遵守报销政策。
（*）财务审核人：在业务部门负责人的审核基础上，审核相关票据的合法性、审批流程的合规性；审核报销的费用是否超出报销范围、是否符合报销政策；审核报销金额与原始票据金额是否*致；审核费用类型选择的正确性。
（*）总经理：对报销费用大于等于**元、经部门负责人审核上报的报销事项，及本制定规定的需总经理审批的特殊审核事项的必要性、合理性等进行审核。
报销审批人如有失职情形，按公司相关制度追究相应的责任。
第*章费用报销原则
第*条总体原则:
（*）员工应准确、忠实、及时地完成公司要求其提供的所有文件，包括发票、凭证等各类明细资料，以及相关的商业记录材料。
（*）公司实行实报实销，报销时必须提供与实际发生费用相*致的合法票据，影印件与复印件不能用于报销。严禁任何形式的虚假报销，包括但不限于报销未实际发生的费用、用****发票替代实际发生费用的发票等行为。
第*条*般原则：
（*）由于员工个人原因造成的额外费用，不予报销。
（*）因公支付的外币在报销时，原则上按照报销当月*日的人民银行中间价折合成人民币，如果员工可以提供购汇凭证，则优先采用购汇汇率，员工提交报销时，应按相应汇率换算成人民币报销。
（*）员工因工作需要，需要预先借款，可以提交借款申请，具体规定参见本制度第**章员工借款部分。
（*）不属于员工日常费用报销范围的，须通过采购流程提交采购申请，由采购员执行采购付款或报销。
（*）有报销限额的费用，若由于特殊原因导致费用超标，需经总经理审批同意后才予以报销。
（*）所有报销原则上均需本人报销，不可代替报销。
第*章付款方式及时间
第*条所有费用须在实际发生后的*个月内提交报销，特殊原因超过期限的，需经公司分管领导审批签字通过后才予以报销，超过*个月且在*个月内报销金额为实际支付金额的**%，超过*个月之后不允许报销。
第*条报销提交的时点，以员工将审批完成的财务表单提交到财务人员的时间为准。
第*条为确保资金安全，财务部（审计部）不预留现金，提倡通过网银转账支付。特殊情况需要使用现金支付的，应提前*个工作日通知财务部（审计部）。
第*条财务部（审计部）*般每周*支付本周*（含）之前已提交财务的单据。属于紧急用款的，可实时安排付款。
第*章发票取得要求
第**条报销人提交的发票必须完整、真实、合法、合规、有效，在报销单上按费用发生时间顺序逐项列示支出内容，同*天同类费用可以合并填写。
第**条所有报销必须提供所发生费用的合法发票或者按照国家规定准予报销的收据，除定额发票及火车票、航空行程单、公路票等发票抬头为个人姓名外，****票据抬头为公司全称及统*社会信用代码（税号）。
（*）报销的发票如果不是明细格式，须附上购物小票或者材料清单等。
（*）并应尽可能取得增值税专用发票。
（*）特殊情况未能取得的合规发票的支出，报销方法参见《无据支出报销管理办法》执行。
第*章单据填写及粘贴要求
第**条报销单需包含费用发生的时间、地点、事由，具体按钉钉系统表单设置要求填写。
第**条原始票据要求按时间顺序粘贴在**纸上，有关联的票据应粘贴在*起（如航空行程单、保险费、机票快递费等），整齐美观，层次清晰，每张票据之间粘贴时要预留*定的边缘，方便审核时核对票据张数，报销人应在报销单的指定位置标注所有原始票据的张数，整份报销单各部分厚度应尽量保持*致。原则上原始票据需提交发票及订单证明或合同，如报销机票时，应提交航空行程单，若无航空行程单则需提交发票及订票截图。
第**条发票应粘贴牢固，防止票据丢失。如果遇到火车票等不易粘贴的票据，应使用双面胶或者透明胶粘贴，防止掉落，不得使用大头针、回形针、订书针。
第**条报销票据在粘贴时，左上角对齐，发票金额正面朝上，并将发票金额、公司名称（或个人信息）向外流出，以便财务审核，各票据不得突出于财务表单之外，票据过大时应按财务表单大小折叠好。
第**条报销凭证上要求大小写金额*致，涂改无效，审批手续必须齐全。因发票不规范导致纳税调整的相关税费由报销人承担。
第*章出差*般规定
第**条出差是指员工因公离开工作所在地至外地，在同*固定差旅地连续不超过*个月的行为。但轮岗、异地派驻及入职培训等不适用本范畴，应当遵循****相关规定。
第**条出差时间按实际天数计算：例如*月*日出发，*月*日返回，则出差时间为*天，如果当日往返，则按*天计算。
第**条员工出差前必须在钉钉系统提交差旅申请单，获得批准后方可出差，审批人应“必要、从简”的原则严格审批国内外差旅，提高差旅效率。员工如可采用电话会议、视频会议或网络会议等低成本方式替代出差的，应当采取低成本替代方式。
第***条差旅申请单审批完成后，请根据实际情况，选择飞机或者火车或者汽车，出行费用，可向公司预借备用金，或由员工先行垫付事后报销；员工应尽可能考虑选择低成本的交通出行方式。
第***条差旅申请单最多可以提前*个月提交。如*月*日出差，请在*月*日至*月*日提交申请。
第***条有多人同行的差旅，同*审批链下的人员可以合并提交差旅申请。
第***条出差的实际行程地点及时间与差旅申请有差异时，需在报销时修改差旅申请行程，使差旅申请行程与实际行程保持*致，否则不予报销。
第***条若由于特殊且合理的原因，出差前未提交差旅申请单者，需在报销时补提差旅申请单并注明原因方予以报销。
第*章差旅费报销规定
第***条出差住宿，员工应本着节约成本、提高效率的原则选择酒店。
（*）选择酒店时，应优先考虑办事地点附近。
（*）同性别员工出差，原则上应*人住*个标准间，因特殊原因确需*人*间的，其****应不超过该员工核定标准间****的**%（例如，同性别*人出差北京住宿*晚，如住*个标准间，住宿费额度不能超过***元；如*人各住*间，则住宿费额度***元/间，住宿费总额不能超过***元）；单人出差或男、女出差人员为单数的，其中单数人员可住*个单间。如有特殊情况需要突破标准的，需钉钉私信公司分管领导提前说明原因并经其同意，报销时截图作为附件上传（*级部门负责人本人住宿因公需要可视情况自行决定）。
（*）可以报销的酒店相关费用包括房费、酒店固定服务费、上网费、电话费和洗衣费，不包括娱乐和保健费。可报销的各项费用总额不得超过住宿标准。报销住宿费时，应提供正规发票及酒店住宿费清单；若确无住宿费清单的，可提供来回车票或机票的复印件或网上订单截图作为证明。
第***条出差交通以节约为原则，到出差目的地有多种交通工具可选择时，出差人员在不影响公务、确保安全的前提下，应当选乘相对经济便捷的交通工具。
第***条出差单程*小时以内应选择火车*等座或长途汽车出行，单程*小时及以上可以选择火车*等座或者飞机出行；具体详见本制度第***条差旅费报销标准。
第***条差旅费报销标准(国内)
| 岗位/层级 |
飞机等级 |
火车座位等级 |
国内住宿及相关费用 |
工作餐费 |
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高消费城市 |
****城市 |
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| 各*级部门负责人或相当层级的（含）及以上 |
经济舱 |
*等座 |
每间限额******/晚 |
每间限额******/晚 |
每日定额省内*****，省外******。 |
| **** |
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单程≥*小时或当天往返：*等座单程＜*小时：*等座 |
每间限额******/晚 |
每间限额******/晚 |
每日定额省内*****，省外******。 |
（*）差旅费报销实行实报实销和定额相结合的原则，对住宿费实行总额控制，餐费定额使用。例如，*人出差北京*天（住宿*晚），住宿费额度***元/间、餐费额度***元/人/天，则住宿费总额不能超过****元，餐费按总额***元计算。(如客户单位已安排餐饮或发生业务招待的，不再计算餐费)
（*）公司内部市场、公关、招聘、会务、培训等各类差旅，食宿等统*安排的，不再报销餐费和住宿费等；未统*安排的，则按出差标准执行。
（*）招聘费中涉及异地候选人的交通和住宿的，参照*般出差标准执行。
（*）高消费城市指北京、上海、广州、深圳；****城市指高消费之外的城市。
（*）如各部门因工作需要安排外包同学出差，可每日给予不高于**元的餐补，凭发票按实报销（劳务派遣人员可视同正式工）。
（*）公司原则上不鼓励自驾，因公外出需要自驾时，需要评估行程的合理性，应提前向部门主管邮件报备并抄送财务部，原则上自驾的费用不得超过乘坐公共交通产生的费用、且多区划多人出行的情况才合理。自驾的费用在报销时将以地图上的里程数为准，同时上传行程开始和结束时的行车里程数截图，自驾报销标准为*元/公里。
第**条报销申请需与出差申请**对应，不允许多次出差合并报销，且所有费用必须*次性报销，市内交通提交外出清单允许合并报销，且需按本制度第*章的规定在差旅行程结束*个月内提交。
第*章业务招待费
第***条业务招待费是指为了公司业务发展的需要而支付的公关交际费用。业务招待的形式包括但不限于宴请、差旅、礼品或娱乐活动，且必须是当地法律和政策所允许的。业务招待的对象为现有客户或潜在客户、外部业务往来单位的人员。公司内部员工之间的活动不属于业务招待。招待原则基于公司*贯价值观要求，公司不鼓励员工进行业务招待，员工应主动避免*切非必要的业务招待。对确实必要的、对公司业务目标起积极作用的招待行为，必须是合法、合理，且在具体情况下适当的。
第***条报销细则：
（*）来访客人的招待，由接待部门提出需求申请，由人力行政部统*安排就餐，就餐形式分为商务餐、桌餐。商务餐由部门负责人审批后由人力行政部按照标准安排。桌餐需经公司分管领导批准，原则上不超过***元/人，*般性的培训、会议原则上不安排桌餐，如需安排人均不超过**元。超过标准需进行情况特殊解释，并经分管领导在报销单上签字确认。
（*）业务招待礼品统*由公司层面进行采购，业务部门经部门负责人签字走线下申领流程，如有特殊情况需报公司分管领导同意，报销招待礼品费用时，需要提供购物小票清单及发票作为报销依据;未经同意私下购买礼品进行用户馈赠后报销的情况,财务将*律拒绝处理。
（*）员工报销业务招待费，必须如实列明招待时间、招待事由、招待形式、招待人数、公司经办人员等；部门负责人据此审批，对费用的真实性与合理性负责；
（*）招待费的*般标准不超过人均***元（含），在额度内实报实销，超过标准的需进行特殊情况解释并经分管领导在报销单上签字确认方可报销。当业务招待费超过****元时，须提交会务接待审批，并在报销时关联此审批单，否则不予报销。
（*）业务招待费仅限有*级部门主管及其以上的人员参与或授权时才能发生，我方参与人员不得高于招待人员人数，且不得多于*人。
第*章员工通讯费
第***条*般员工原则上不予报销通讯费用。如确有需要，由员工本人提出申请，部门负责人根据部门业务实际情况，结合该员工前*个月因公手机通讯费用开支情况核定报销额度，报财务部（审计部）备案后方可报销。
（*）按月报销额度分***元、***元、***元*档，在额度内实报实销。
（*）员工报销通讯费用必须提供员工本人姓名的通讯费发票。
第*章本地因公交通费
第***条员工在工作所属地因公出行，公司原则上不限定公共交通工具，但员工应以节约为原则，衡量时间、经济、人数、携带物品等因素，选择最适合的交通工具，因公发生的交通费用原则上凭外出审批单实报实销，特殊情况，必须事先征得部门负责人同意并告知财务人员。
（*）工作日晚间在公司处理公务：因处理公务至**:**以后回家的员工，需在公司“政采人出行群”发布相关出行信息后，可通过企业滴滴打车软件乘坐出租车。出租车乘坐原则上为*人及以上，员工可以根据路线、方向自行组织拼车。财务部（审计部）将进行不定期抽查打车拼车情况。先地铁或拼车后打车的可根据机器考勤截图实报实销。当天因处理公务至**:**以后回家的员工，第*天上班乘坐出租车可根据机器考勤截图实报实销。
（*）休息日或节假日来公司处理公务：员工在公司“政采人出行群”发布相关出行信息后，可通过企业滴滴打车软件乘坐出租车。
（*）员工报销市内交通费，需在出行前提交外出审批单并在报销时作为附件上传。交通费单据超过*份时，必须填写钉盘共享中的《交通费明细表》并将此作为附件上传。原则上起点和终点应有合理性，如在公司附近开会，不能报销从家直接去会议地点的出租车费，特殊情况，必须事先征得部门负责人同意并告知财务人员。
（*）员工报销市内交通费，必须列明时间，起止的明确地点及事由，地点不允许出现“家”等模糊字眼。该信息是支持部门负责人把握真实性、合理性的依据，若未提供信息导致无法判断，部门负责人应予以退回。
（*）团建活动发生的交通费应在团建费预算中列支。
第**章团队建设费
第***条团队建设费分为公司层面的团队建设费和部门层面的团队建设费。
（*）公司层面的团队建设费由人力行政部负责统筹安排，人力行政部应根据董事会批准后的预算金额，制订本年度团队建设费使用方案，报总经理办公会议通过后实施；财务部（审计部）负责合法性和合规性的审查。
（*）部门层面的团队建设费仅可用于部门的团队建设活动，包括团队旅游、团队分享、员工激励、日常团建等;部门层面的团队建设费由各部门根据预算额度在规定的范围内列支，每次团队建设费需指定*人汇总提交报销。报销团队建设费，必须如实填写《团建说明》，列明团建地点、内容、参与部门、参与人等信息，并提供团建活动举行的现场照片等佐证材料。该说明是支持部门负责人与人力行政部负责人把握真实性、团建制度遵循性的依据，若未提供导致无法判断，应予以退回。
第**章****费用报销
第***条公司内部会议原则上应在公司召开，有特殊情况的，需在外面租用会议场地或晚上聚餐的，必须经总经理审批同意。
第**章员工借款及归还
第***条借款种类区分如下：
（*）项目借款：因出差、业务招待、会议或****业务活动需要的*次性借款。
（*）备用金：因业务的频繁支付需要而给予*定额度供周转使用的专项资金。
第***条借款原则：
（*）前款不清后款不借，即下*次借款前必须把前*次借款结清，否则不予办理新的借款。
（*）禁止为了规避采购流程直接借款支付给外部供应商的行为。
（*）专款专用，不得转借给他人或挪作他用。
第***条借款范围：
（*）借款范围仅限于员工可报销范围内的费用支出。
（*）借款金额起点为人民币****元。
第**条借款审批：
（*）员工提交借款申请单，明确借款种类（备用金或项目借款），项目借款需附上资金用途明细。
（*）如因特殊情况，前款未清需再次申请借款的，需说明原因由副总经理或总经理审批。
第***条还款期限：
（*）项目借款需于业务结束后，在*个月内提交报销，用以核销借款并归还剩余借款。
（*）借款后满*个月无正当理由未报销或未归还余款者，财务部（审计部）将邮件通知员工还款，并抄送员工的*级主管；满*个月无正当理由未报销或未归还余款者，公司保留从其工资中扣款的权利。
（*）备用金的借款期限为*年，需于每财年末归还（即每年**月**日前），如需继续使用，新财年开始后重新提交借款申请。
第**章附则
第***条本制度由公司财务部（审计部）负责解释。如有****未尽事宜，由财务部（审计部）提出修正或调整建议，经总经理办公会审议通过后执行。
第***条本制度自发布之日起生效。
附*：财务报销指南
*、按照规定的限额报销：
*.实物类：单笔****元（含）以内且单价****元（不含）以内。
*.服务类：单笔****元（含）以内。
*、按照标准实报实销：
*.差旅费用，包括住宿、交通费、市内交通费用；
*.车辆使用费；
*.手机话费；
*.部门层面（非公司层面）的团建费用（含******）；
*.员工奖励、激励费用；
*.招待费用；
*.公关费用（指招待记者相关费用，但不包括媒体合作费用）；
*.公司内部召开的会务费、对内部员工的培训费、收费类客户培训费，单次/场费用（含差旅、餐饮、场地等全部费用）在**元以内的，实报实销；公关费用中的媒体合作费，单笔费用在**元以内的，实报实销。
附*：无据支出报销管理办法
无据支出概念：指员工因公发生费用后，未能取得相应的合格发票而产生的支出，如发票丢失等。对于无据支出，报销人需提供支出的凭据（如小票、截图）、证明人等，以证明费用的真实性。
无据支出的报销流程和审批：员工产生无据支出后，需要提交“无票支出”申请流程并经部门负责人审批，申请包含费用真实性的相关证明（证明人、小票、截图等），并说明具体金额、原因及税负承担方。
无据支出的报销金额说明：适用无据报销的费用，员工需承担由于无法取得合格发票产生的企业所得税损失，税率统*适用**%。在提交报销时，员工应该按照报销总金额扣除税金损失后进行报销，其中税金损失=无据支出总额***%即报销金额为实际支付金额的**%。例外情况下所得税损失可由公司承担，仅包括：因业务需要必须指定采购，且供应商无法提供发票；人民币***元以下的网购且卖家不能提供发票。
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